Az elektronikus számla veszélyei

PDF versionPDF version

Az Apeh 2009 október 26.-a óta elfogadja az elektronikus számlákat (e-számlák) is, melyek a technikai fejlődéssel leváltanák a cégeknél a papír alapú társaikat. Ez egy természetes folyamat lenne, azonban a cégek nem így gondolják, legalábbis a tapasztalatok azt mutatják hogy habár jelentős összeg megsporolható lenne a számítógéppel kiállított számlákkal, mégis számos buktatója van a dolognak. Itt jönnek a képbe a revizorok...

Egy nemzetközi statisztika szerint nagy lemaradásban vagyunk a külföldi EU országokhoz képest az elektronikus számlák terén. A magyar cégek bejövő számláinak 83 %-a, illetve kimenő számláinak 88 %-a még mindig papír alapú, míg a többi EU-s cégeknél ez az arány 50% körül mozog. Sok nemzetközi cég melynek Magyarországon van leányvállalata folyamatosan áll át az e-számlákra akár havi 300-400 ezer forintot sporólva a költségein.

 

A fenti számok elég csábítónak hangzanak, azonban nézzük hogy mik az előnyök és hátrányok az e-számlák szempontjából.

Az elektronikus számlákat elég digitális adathordozón (winchester, CD,DVD stb. tárolni), tehát eleve nem használunk annyi papírt. Igen ám, csak hogy az elmúlt időszakban pont az jelentette a problémát számos ellenőrzésnél hogy az e-számlák nem voltak megfelelően archiválva a számítógépeken egyes cégeknél. Ez előfordulhatott amikor adatvesztés lépett fel, amely miatt a számítógépes tárolás elég nagy rizikó, mivel 8 év az elévülési idő, és az adathordozók általában ennyi időt nem nagyon képesek kibírni, azonban az e-számlákat olvasható formában mégis meg kell eddig őrizni. A revizorok XML-es állományt követelnek egy PDF-es verziojú számlához is. A számlázó programok többsége azonban olyan PDF file-t állít elő amihez nem tartozik XML állomány, de mégis aláírható elektronikusan.

Előnyei is vannak azonban az e-számlázásnak. Kevesebb élőmunka szükséges a számlák kiállításához, mely miatt az alkalmazottak munkaidejüket cserébe más feladat elvégzésére tudják összpontosítani. Felgyorsítja a vállalkozás pénzáramlását. A számlák átláthatóbban kategorizálhatóak a számítógépes feldolgozás miatt (minden egy helyen van, könnyebb kikeresni egy adott számlát), amelynek a hátránya azonban az adatvesztés esélye, ezért biztonsági másolat készítése mindig javasolt!! A fent említett kevesebb papír felhasználása illetve postai költségek lefaragása miatt is kevesebbe kerül az e-számlázás, nem is beszélve arról hogy a környezetvédőket is támogatjuk ezáltal.

Napi teszt


Napi Tipp

Tudta-e Ön hogy a többszörös székhely- illetve tulajdonosváltás egy vállalkozás életében gyanút kelthet az adóhatóságnál?

Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal...